L'attestation sur l'honneur comme justificatif de note de frais doit contenir certaines informations obligatoires telles que: l'identité du salarié; la date et lieu de la dépense; le montant de la dépense; le motif de la dépense. Afin que l'attestation sur l'honneur de la note de frais sans facture soit acceptée, il est recommandé de joindre à celle-ci une copie du relevé bancaire justifiant la dépense. Voici un modèle d'attestation sur l'honneur de note de frais: ATTESTATION SUR L'HONNEUR Je soussigné(e) [NOM ET PRÉNOM], né(e) le [ DATE DE NAISSANCE], demeurant [ ADRESSE], occupant le poste de [ NOM DU POSTE], atteste sur l'honneur, avoir effectué une dépense [ DATE, NATURE ET MONTANT DE LA DÉPENSE] pour le compte de l'entreprise. Fait pour servir et valoir ce que de droit. [ DATE ET LIEU] [ SIGNATURE] Envie de gagner du temps sur la paie? Pour aller plus loin.. Prévoyance HCR: obligations et participation de l'employeur Chef d'entreprise dans le secteur HCR, vous devez fournir à vos salariés une prévoyance d'entreprise.
Dans le même temps, ne pas rembourser un salarié qui a engagé des frais pour le compte de l'entreprise est délicat. Il convient donc d'établir des règles strictes et claires face à ce type de cas. Justificatif perdu? Dans le cas où le collaborateur se retrouve sans facture pour justifier sa note de frais, la dépense engagée pour le compte de son entreprise sera considérée comme une dépense personnelle et ne lui sera pas remboursée. Toutefois, il existe des moyens pour remédier à ce problème et trouver une alternative qui peut aboutir au remboursement du salarié. Reproduire le justificatif perdu L'employé peut solliciter le fournisseur pour lui fournir un second justificatif. Cette alternative n'est possible que lorsque le fournisseur est accessible. L'employé peut soit se déplacer, soit le contacter et lui expliquer la situation. Fournir un relevé bancaire Le salarié peut fournir un relevé de son compte bancaire ou de sa carte personnelle afin de prouver que la dépense ait eu lieu en précisant: la dépense son montant la date à laquelle elle a été engagée Bien que légalement à risque, si elle est rare et pour de faibles montants, cette solution peut être tolérée.
Il est possible – et courant – de combiner déclaration sur l'honneur et relevé bancaire. Cela doit cependant rester extrêmement occasionnel, et pour des sommes peu élevées. Comment éviter, à l'avenir, la perte du justificatif de note de frais? La perte du justificatif de note de frais est l'un des inconvénients majeurs à l'utilisation de justificatifs papier. Bien sûr, il existe quelques habitudes à prendre pour réduire le risque de pertes. La première d'entre elles: prendre systématiquement le justificatif en photo une fois la dépense réalisée. Cela permet de conserver une trace numérique en cas de perte du justificatif de note de frais. Cependant, il est bien préférable d' opter pour la dématérialisation complète des notes de frais. Celle-ci est tout à fait admise par l'URSSAF et l'administration fiscale… à condition, bien sûr, de respecter certains procédés garantissant l'authenticité du document numérisé. Pour aller plus loin, il est également possible de se passer du traitement chronophage et coûteux des notes de frais dans l'entreprise.
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Ceci est en général acceptable si le montant en question ne dépasse pas 35€. Le contrôleur peut être tolérant si le montant reste raisonnable et que la situation n'est pas récurrente. Adopter un régime forfaitaire L'entreprise peut entreprendre une modalité de remboursement forfaitaire. En effet, comme pour les frais kilométriques, l'URSSAF fixe un barème en début d'années concernant les frais professionnels: par exemple un salarié, en déplacement professionnel, peut se faire rembourser le montant de 18, 50€ pour un repas au restaurant sans justificatif. Cela dit, le jour où l'employé engage des coûts dépassant ce montant, il est tenu de fournir un justificatif, retour au point de départ. De ce fait, mieux vaut prévenir que guérir. Avec l'avancé des technologies, vous pouvez anticiper ce problème récurrent en adoptant des logiciels de gestion de notes de frais. Des solutions intelligentes comme Expensya vous permettent d'oublier ce calvaire de justificatifs perdus. Expensya, la fin des justificatifs qui s'envolent!