Trop souvent, les réunions à distance sont parasitées par une technologie mal maîtrisée. Idéalement, vous testerez le son, la lumière et vous vous isolerez dans une pièce calme. Un ordre du jour Adresser l'ordre du jour en amont permet aux participants de savoir où ils vont et leur laisse le temps de réfléchir aux sujets qui seront abordés. Ils pourront également vous suggérer de traiter un point qui n'est pas sur la liste et leur semble important. Des objectifs clairs Un objectif de réunion clairement défini vous permet de fixer un cadre et de maîtriser davantage le temps de réunion. Lorsque vous sentez que les participants se dispersent, rappelez l'objectif de cette vidéoconférence afin de revenir rapidement à l'essentiel. Un temps dédié au lancement de la visioconférence Demandez à vos collaborateurs d'arriver 5 minutes avant le début de la conf call pour que chacun s'installe et s'assure que l'outil fonctionne correctement. Quelles sont les bonnes pratiques pour garantir une visio-conférence de qualité ? | Access Group - conseil et solutions informatiques, ingénierie réseaux, télécoms, cloud et câblage informatique. Les réglages qui traînent en longueur empiètent souvent sur le temps de réunion.
Avant même de travailler sur l'ordre du jour et de regrouper les informations nécessaires au bon déroulement de la réunion, il est donc indispensable que vous preniez le temps de vérifier que tout fonctionne bien d'un point de vue technique, chez vous, mais aussi du côté des participants. Faites quelques tests et demandez à vos collaborateurs d'en faire de même pour ne pas perdre de temps le jour J. Veillez également à choisir une solution logiciel/application adaptée à l'objet de la réunion et au nombre de participants. A minima, elle doit autoriser le partage d'écran. L'idéal est toutefois de choisir une solution assez complète et polyvalente, et de ne plus en changer, afin que chacun puisse se l'approprier avec le temps, et ainsi gagner en efficacité réunion après réunion. Les bonnes pratiques sur les visioconférences professionnelles – petite-entreprise.net. 🙋♂️ Attitude et bons réflexes Bien qu'indispensable, la phase préparatoire de la visioconférence ne peut pas se suffire à elle-même. Distance oblige, la personne qui anime la visioconférence doit surtout redoubler d'efforts pour impliquer les participants.
Des réseaux de communications majeurs dans la sphère personnelle et professionnelle – comme Facetime, WhatsApp ou Messenger – n'ont pas encore été testés dans le cadre de cette recherche. Télétravail et visioconférences : les bonnes pratiques - Comment Ça Marche. De même, des applications très originales comme Discord quittent les communautés de joueurs pour séduire le grand public et les enseignants. Elles seront prochainement testées tant leur adoption est aujourd'hui massive et leur appropriation rapide. À ce stade toutefois, les attitudes les moins énergivores consistent à couper la caméra – une fois les présentations de courtoisies effectuées en début de réunion – pour privilégier l'audio et le partage d'écran et ses riches fonctionnalités (fenêtre spécifique, outils d'annotation, tableau blanc, segmentation de l'écran) comme sur Zoom, Teams ou même Google Meet. Pour choisir la meilleure solution, il est également possible de se fonder sur les outils de visioconférence validés et présentés dans la liste du Socle interministériel des logiciels libres (SILL).
Sur le plan physique, il y a la fatigue visuelle, bien sûr, mais aussi les effets délétères liés au manque de mouvement lorsqu'on multiplie les visio toute la journée sans bouger, parfois sans même avoir le temps de s'autoriser une pause technique, un verre d'eau, un déjeuner au calme. Sur le plan mental, rester concentré. e lors d'une visio demande énormément d'énergie. Les messages sont plus difficiles à communiquer et à percevoir clairement, notamment parce que les signes non verbaux sont plus faibles et difficiles à détecter et à interpréter. La distribution de la parole est elle aussi moins fluide. On a tendance à s'interrompre ou à l'inverse à ne pas oser parler. Pour peu que notre intervention ne soit pas requise lors de la visio et qu'on ne soit là que pour assister aux échanges, il est facile de décrocher. Bones pratiques visioconférence of mouth. Notre attention est par ailleurs mise à rude épreuve par la multitude de sollicitations et de distractions et la tentation de faire autre chose en simultané -surtout si la caméra n'est pas activée.
4- Surveiller qui se connecte la réunion: les organisateurs de réunions ont la possibilité de suivre les participants de différentes manières, selon le système qu'ils utilisent. La plupart permet à l'organisateur de déclencher une alerte sonore pour annoncer l'arrivée de nouveaux participants. Certains affichent également des bannières d'entrée et de sortie avec le nom des participants rejoignant la réunion. Par ailleurs, l'organisateur doit régulièrement consulter la liste des participants connectés: si des noms non reconnus ou anonymes figurent sur la liste, l'organisateur doit leur demander de confirmer leur identité par la voix ou le chat. 5- Garder le contrôle: pour éviter que des participants indésirables se connectent à une réunion ou un événement, s'assurer que le système utilisé permet à l'organisateur d'exclure un participant et de l'empêcher de se connecter à nouveau. Bones pratiques visioconférence &. Certains systèmes permettent également de verrouiller une réunion une fois que toutes les personnes requises sont présentes, ce qui est essentiel lorsque les participants prévoient de couvrir des informations sensibles et confidentielles.