À l'ère de la digitalisation, la dématérialisation des documents de transport est devenue inévitable pour de nombreuses entreprises de transport routier. Remplacer ses supports d'informations papier par des fichiers informatiques est un gain de temps indéniable. Mais qu'en est-il pour la lettre de voiture? Peut-on légalement la dématérialiser et sous quelles conditions? Faisons le point. La lettre de voiture: que dit la loi? La lettre de voiture est un contrat de transport terrestre non négociable attestant de la prise en charge de marchandises en bon état et liant l'expéditeur au transporteur, à partir du moment où ce dernier y a apposé sa signature. Régie par le Code du commerce et relevant de la convention de Genève, elle sert officiellement de récépissé et d'engagement de livraison depuis un arrêté du 9 novembre 1999. Le choix de la lettre de voiture dépend de la destination. S'il s'agit d'un transport national, en France, l'entreprise doit utiliser une lettre de voiture nationale ou une lettre de voiture unique.
Bien connue, la lettre de voiture permet d'attester de la bonne prise en charge de la marchandise ainsi que de la conformité de la livraison. Elle représente le contrat entre les parties prenantes à l'opération de transport. Ce document est obligatoire pour tous contrats de transport et doit se trouver à l'intérieur du véhicule. Quelles informations doit contenir la lettre de voiture? Est-elle vraiment légale? Pourquoi la dématérialiser? Comment cela fonctionne? Les formes de lettre de voiture (ou CMR) En effet, la lettre de voiture peut prendre plusieurs formes en fonction des points de chargement et déchargement avec une version nationale et une version internationale dîte CMR (ou e-CMR). Elle comporte les renseignements suivants: Lieu et Date d'établissement; Nom, adresse et numéro SIREN ou numéro intracommunautaire du transporteur; Date de la prise en charge de la marchandise; Nature et quantité, ou poids, ou volume de la marchandise; Nom et adresse de l'expéditeur et du destinataire; Adresse complète du lieu de chargement et de déchargement; De plus, en cas de transport international (CMR): Nom et l'adresse du transporteur; Frais afférents au transport; Instructions requises pour les formalités de douane.
Modèle de lettre de voiture électronique - Dashdoc Quel est le périmètre légal de la lettre de voiture digitalisée? Cet allègement de la procédure pour le transport de marchandises permet d'éviter le ralentissement du transit par voies terrestres. Mais que dit la loi au sujet de la lettre de voiture électronique? L'arrêté initial de novembre 1999, relatif aux documents de transport obligatoire, a été modifié par l' arrêté du 22 avril 2010. Ainsi, le format électronique est devenu tout à fait légal. Cependant, cet arrêté stipule que la lettre de voiture dématérialisée doit contenir les mêmes informations que la version papier et être éditée avant le départ des transporteurs routiers. Cependant, tous les pays ayant adhéré au protocole CMR n'ont pas systématiquement adhéré à l' e-CMR. Même si c'est le cas dans la plupart des pays européens, il reste nécessaire de bien se renseigner et de prévoir une lettre de voiture au format papier en complément de la version numérique, le cas échéant. Bon à savoir: L' eCMR est présent dans le Bénélux.
Traçabilité en temps réel des transports La lettre de voiture digitalisée permet le suivi des marchandises en cours réel et surtout de remonter en temps réel les incidents. Pour les questions d'assurance et de responsabilité, l' eCMR devient alors indispensable. Je demande une démo Sécurisation des documents de transport Avec l'horodatage et la signature électronique, la lettre de voiture numérique est difficilement falsifiable. Elle permet alors un meilleur suivi de l'archivage sans risques de perte ou de détérioration, comme c'est parfois le cas avec les documents papier. C'est alors un très bon moyen de lutter contre la fraude et le travail illégal. À noter: bien qu'elle puisse être dématérialisée, la lettre de voiture fait partie des documents de transport qui doivent obligatoirement être présents à bord du véhicule de transport. Optimisation de la gestion administrative L' eCMR permet d'optimiser les frais de gestion administrative. Aujourd'hui, on va clairement vers l'objectif « zéro papier » et ceci permet de réduire les frais d'encre, de papier et d'envois postaux.
Comment mettre en place l'e-CMR et la déclaration de chargement dématérialisée dans son entreprise de transport? Le déploiement de l'e-CMR impose la sollicitation d'un tiers de confiance habilité. L'Union européenne a, dans ce but, mis en place une infrastructure numérique imposant la dématérialisation de la CMR et de la Déclaration de chargement. Le tiers de confiance doit obtenir les certifications de transport HazMat TP1 et TP2. Il héberge ensuite, sur ses propres serveurs certifiés TP2, les données de chaque e-CMR et de chaque Déclaration de chargement et les place une fois ce process certifié à la disposition de ses clients. demander un accompagnement pour mettre en place l'e-cmr dans mon entreprise Dématérialisation des documents de transport de matières dangereuses, quel gain pour le transporteur? L'entreprise de transport de matières dangereuses va ainsi gagner en productivité, ses documents de transport étant numérisés automatiquement et rigoureusement archivés et mis à disposition des transporteurs et des chauffeurs.
Alors ne vous laissez pas distancer par vos concurrents et utilisez dès à présent les lettres de voitures électroniques. L'utilisation d' une application mobile est complémentaire à l'utilisation de l'e-CMR. Il s'agit de l'outil de base pour vous lancer véritablement dans une gestion dématérialisée. Un TMS Mobile va vous permettre de rester en communication en temps réel avec vos conducteurs, afin de leur transmettre leurs plannings, les lettres de voiture, les bons de livraison… En sens inverse, le conducteur va aussi transmettre à l'exploitation la validation des commandes et faire remonter les incidents. Les logiciels de la suite OPEN sont compatibles avec la dématérialisation et permettent une gestion optimisée de votre activité de transport routier. N'hésitez pas à nous contacter pour plus de renseignements sur notre application mobile!
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