Ils sont présents à chaque stade de vos conventions, séminaires ou soirées d'entreprise. Accueil, traiteurs, animations, décoration, technique, sécurité… On vous invite donc dans un premier temps à faire un cahier des charges décrivant votre événement, la typologie de convives, les horaires et vos attentes en termes de prestations. Ensuite il est préférable d' utiliser des plateformes professionnelles comme pour identifier des prestataires recommandés. Cela vous évitera de tomber sur n'importe qui via google… De plus, leurs services sont gratuits et sans commission sur les devis donc vous auriez tort de vous en privez! Toute solution vous permettant de vous faciliter votre vie de chargé de projets événementiels est bonne à prendre. 6 – Communiquer bien en amont est primordial dans l'organisation d'événement Organiser des événements, c'est en général pour réunir vos clients, vos prospects, vos collaborateurs… il est dont primordial qu'ils soient présents! Dès que la date et le lieu sont bloqués, pensez à faire un « save the date », une invitation informelle qui invite à bloquer la date dans son agenda.
Pour rédiger le cahier des charges de votre événement, vous pouvez utiliser le modèle de cahier des charges d'événements personnalisable de Miro.
11) La logistique Avez vous des choses à acheminer sur le lieu de l'évènement (kakemono, documentation, goodies…) Quand cela sera t'il livré? 12) La deco Votre évènement a t'il une charte spécifique? Comment doit elle être déclinée sur place? 13) Les parties prenantes interne et qui décide (et quand) Combien êtes vous sur le projet? Qui fait partie de l'équipe projet? Quelles personnes, quels services? Est ce que plusieurs personnes recherchent? Ou organisent? Que se passe t'il en cas d'absence de votre part (maladie ou autre)? Qui décide? Qui doit on contacter? Qui est le décisionnaire final? 14) Vos attentes sur cet événement / vos objectifs Décrivez pourquoi vous faites cet événement et tous les objectifs que vous souhaitez atteindre. 15) La satisfaction et la réussite de votre évènement Qu'est ce qui fera de votre évènement ou séminaire une réussite? Comment allez vous mesurez cette réussite? Idem pour la satisfaction? Conclusion Ce travail de rédaction du cahier des charges d'un évènement ou séminaire est certes un peu long, mais quand vous aurez répondu à toutes ces questions vous serez prêt!
Keys Venue vous conseille de toujours faire preuve d'une grande transparence dans la rédaction de ce document. Que rédiger dans son cahier des charges? Cahier des charges: Bien définir les enjeux de l'événement et son public cible Pour que votre cahier des charges gagne en précision, n'oubliez pas de bien y définir les enjeux de l'événement, ainsi que son public cible. En effet, l'organisation de votre événement professionnel n'en sera que meilleure si vous cernez en amont les objectifs posés. Vous devez estimer le nombre de personnes conviées à votre événement le plus tôt possible. Cela aura une influence évidente sur la capacité d'accueil et le standing du lieu recherché. Enfin, la réglementation en vigueur doit être scrupuleusement respectée. Ceci doit rester une priorité pour vous dans le contexte sanitaire causé par la pandémie liée à la Covid-19. La rédaction d'un cahier des charges permet d'exposer le contexte auquel l'entreprise fait face. Également le marché dans lequel elle évolue.
Dernier conseil: si vous avez déjà travaillé sur un rétroplanning, il faudra l'inclure au brief événementiel. Le prestataire aura ainsi connaissance des « deadlines » à respecter. Vous souhaitez mettre en place un séminaire, des journées portes ouvertes, un voyage incentive, un team building, un lancement de produit ou un événement virtuel? Notre équipe vous accompagne et crée l'événement qui vous ressemble. Contactez nos chefs de projets dès à présent! NOS DERNIÈRES RÉALISATIONS